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艾特服务-星辰常见问题第3期
作者: 更新时间:2024-04-28

本期看点

1、采购订单是否支持合并入库?怎么操作?

2、能否将excel表格中商品信息批量复制到系统的采购类单据中,实现快速录单?

3、编制采购入库单时需要注意什么?

4、为什么反审核采购入库单时提示“库存不足”?

5、供应商的订货合同要求先款后货,先预交一笔货款,每次发货后按实际金额扣减,这个业务怎么处理?

6、采购商品发生的运费用如何处理?

7、编制采购类单据时,工具栏中的“选项”有什么作用?

8、采购入库后,需要退货怎么处理?

9、采购申请单中多供应商采购是指什么?

10、查询采购付款一览表提示:款项核销方式为按余额核销时,不能查询采购付款一览表?








1、采购订单是否支持合并入库?怎么操作?


【操作流程】

采购订单支持合并入库,依次点击【采购管理】-【采购订单】-【查询】,点击查询进入采购订单列表界面,选择需要入库的采购订单,点击菜单栏中“合并入库”即可实现合并入库。



【说明】

1当选择的采购订单的供应商为同一个时,合并生成一个采购入库单;假如选择的采购订单的供应商不一样,会根据供应商生成不同的采购入库单合并入库。

2采购订单中“入库”和“合并入库”的区别:

入库:批量入库的意思,选中10张采购订单点“入库”就生成10张采购入库单。

合并入库:合并生成一个采购入库单,若选择了10张采购订单,供应商为同一个,则生成的一个采购入库单。




2、能否将excel表格中商品信息批量复制到系统的采购单据中,实现快速录单?


【操作流程】

新增采购/销售单据时,可以将excel表格中的商品编码、数量、仓库等信息批量复制到单据中。

1确保表格列头的字段和支持的字段一致,选择后“复制”或Ctrl+C(系统支持可粘贴的字段有:条形码、SKU码、商品编码、客户商品编码、单位、数量、仓库、仓位)。

2新增单据,在“商品编码”粘贴Ctrl+V按回车或稍等几秒钟即可成功

【说明】

详情可参考快速粘贴说明。




3、编制采购入库单时需要注意什么?


【操作流程】

采入库单中,供应商和商品信息,仓库,单位,数量是必录的(字段中标记有*是必录项)。当需要统计部门或业务员业绩时,建议填写部门和业务员字段。


【说明】

若有外币业务、管理商品批次、序列号或者“颜色尺码”多属性等需求,在采购入库单中找不到相关的字段录入时,首先检查【系统设置】—【系统参数】—【基础资料参数】中,有没有开启对应的功能选项;商品是否启用了对应选项;若已开启,请打开单据界面的设置窗口查看,放开相关字段的显示。




4为什么反审核采购入库单时提示“库存不足”?


【故障现象】

比如:采购入库单反审核提示“单据[CGRK-20200810-00012]商品[SP00001,普通商品001]在仓库[0000]仓位[仓位001]中更新库存后,可用库存不足”


【故障原因】

系统设置了库存更新方式为“审核时更新”库存时,审核采购入库单时会增加库存,反审核采购入库单时会扣减库存,若本张采购入库单对应的仓库设置为不允许负库存,则会检查扣减这笔采购入库单的库存后是否会产生负库存,并给出提示。


【解决方案】

若需要反审核这个采购入库单修改单据,可参考以下三个方法操作:

方案一:先删除出库记录,保证库存足够,再反审核修改采购入库单,审核成功后再补录之前删除的出库记录。

方案二:先录入一笔采购入库单或者其他入库单补足库存后再反审核修改,修改完成后审核采购入库再删除补录的入库单即可。

方案三:将基础资料-仓库,对应仓库的“允许负库存”参数启用,待采购入库单反审核修改成功重新审核后再将此参数关闭。



5供应商的订货合同要求先款后货,先预交一笔货款,每次发货后按实际金额扣减,这个业务怎么处理?


【操作流程】

(1)预付货款时,打开“资金管理—预付款”,录入实际付款金额;

(2)在收到货之后,在采购管理-采购入库录制采购入库单,选择“供应商”后,可在单据界面看到“预付款余额”;

(3)填写好实际入库的商品数量金额后,在“抵扣预付款”中填写需要抵扣的金额,保存单据即可。系统会自动扣减该供应商的预付款单据的余额。在单据保存前,也可打开抵扣预付款右侧的“选源单”,手工指定抵扣具体某张预付款单的余额。


【注意】

在单据保存后,抵扣预付款不可修改、补录、删除,只能查看,供应商字段锁定不能修改。



6采购商品发生的运费用如何处理?


【操作流程】

(1)本次采购产生的费用,可以在采购入库单中,点开“采购费用”后面的编辑按钮,打开弹窗录入;支持录入多种费用,比如运费,搬运人工费,停车费等等;

(2)采购费用分摊:录入采购费用后,可以点击“保存”,仅保存费用记录,不执行分摊,用户可以在采购入库单主界面选择分摊或不分摊(点击“分摊费用”即可分摊采购费用);点击“保存并分摊”,在保存费用记录的同时,执行分摊到行的操作。用户也可以在商品行中手工修改,但合计不能超过总的采购费用。"采购费用"是否分摊影响到采购入库成本,若不分摊采购费用则采购入库成本不计算此笔采购费用;若分摊采购费用则采购入库成本会加上这笔采购费用:

a、"采购费用"不分摊:采购入库成本不计算这笔采购费用,可查询商品收发明细表查看商品的入库成本

b、“采购费用”分摊计入商品行:采购入库成本会加上这笔采购费用,可查询商品收发明细表查看商品的入库成本

c、“分摊规则”是指将采购费用分摊入每条商品行的依据。系统提供两种:价税合计和数量,用户根据需要选择。当本次采购的多种商品,计量单位差异较大,比如有的商品单位是件,有的商品单位是斤,此时不适合选择“数量”的分摊方式,建议按“价税合计”方式自动分摊。

(3)采购费用支付:

方案一:采购入库单审核后,系统自动将录入的采购费用,生成“其他应付单”;若需支付费用,点击单据编号链接,打开其他应付单,填写支付金额即可。

方案二:若是多次费用合并在一起支付,可打开“资金管理—付款单”,选择供应商后,点击“选源单”,选中多笔其他应付单进行支付。


【注意】

(1)运费、人工费、停车费等支出类别在【基础资料】-【支出列表中新增】

(2)采购费用是否分摊,影响到生成的其他应付单对应的财务凭证科目的取值。



7、编制采购类单据时,工具栏中的“选项”有什么作用?


【名词解释】

采购类单据中工具栏【选项】-【修改价税合计后反算单价】选项控制单据录入时输入价税合计后是否倒算单价。


【操作流程】

通常总金额的计算,都是以数量和单价为依据,但是当出现只知道总金额,且用户需要反算单价的场景时,可在单据“选项”中开启“修改价税合计后反算单价”。


【场景举例】

新兴家电销售了3台空调,原本的价格是2199一台,但安装费160需要直接加入商品货款中,总货款是6757;

(1)启用“修改价税合计后反算单价”,输入总金额6757,系统会自动倒算单价

(2)不启用“修改价税合计后反算单价”,输入总金额6757,系统不会自动倒算单价


【说明】

若用户并不关心单价,也可以不用开启该选项,直接修改价税合计即可。单价保持为默认的值不变。



8采购入库后,需要退货怎么处理?


【操作流程】

系统提供四种退货方式:

方案一:手工录入采购退货单,依次点击采购管理-采购退货,新增采购退货单手工录入供应商,退货商品及数量、金额等信息,保存并审核单据即可;

方案二:由采购入库单直接生成采购退货单:依次点击采购管理-采购入库-查询,选择需要退货的采购入库单,点击”退货“,保存并审核生成的采购退货单;

方案三:同样由采购入库单直接生成采购退货单:依次点击采购管理-采购入库-查询,双击打开需要退货的采购入库单,点击右上角的“退货”生成采购退货单;

方案四:打开采购退货单,选择供应商后点“选源单”,打开采购入库单选择窗口,选择对应的采购入库单完成退货;


【说明】

方案一手工录入的采购退货单无法联查上游单据(采购入库单),其他三种方案可通过全流程跟踪查到相关联的单据。




9、采购申请单中多供应商采购是指什么?


【名称解释】

多供应商采购是指采购申请单里,申请需采购的商品供应商大于一个的情况下,可通过采购申请单一次性生成多张采购订单。


【操作流程】


(1)新增采购申请单时,填入申请人等表头信息,在单据分录里分别录入对应的【建议供应商】,并保存审核单据



(2) 在单据头,点击【多供应商采购】,系统会根据每条分录建议供应商汇总生成多个采购订单,从而实现多供应商采购业务





10查询采购付款一览表提示:款项核销方式为按余额核销时,不能查询采购付款一览表?


【故障现象】

查询采购付款一览表提示:款项核销方式为按余额核销时,不能查询采购付款一览表?




【故障原因】

当核销方式为“按余额核销”,不能查询采购付款一览表。



【解决方案】

若需查询采购付款一览表,可在【系统设置】-【系统参数】-【应收应付参数】款项核销方式进行修改。